Аналітичні статті

Облік витрат на відрядження по Україні

Рейтинг користувача: 5 / 5

Активна зіркаАктивна зіркаАктивна зіркаАктивна зіркаАктивна зірка
 

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником (направлення у відрядження державного службовця здійснюється керівником державної служби) і оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджений працівник, строку й мети відрядження.

Строк відрядження визначається керівником або його заступником (строк відрядження державного службовця визначається керівником державної служби), але не може перевищувати 30 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.

Строк відрядження державного службовця протягом одного календарного року не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, визначених законодавством (п. 1 розд. ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998р. № 59 (далі – Інструкції № 59)).

Оскільки Інструкція № 59 є обов'язковою для застосування тільки органами державної влади, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, рекомендуємо підприємствам та приватним підприємцям, на які не поширюються норми Інструкції № 59, затвердити власний наказ про відрядження в межах України та за кордон, в якому обумовити такі питання: 

1) терміни надання звітів; 

2) розміри добових; 

3) порядок та строки відшкодування витрат на відрядження; 

4) інші питання, пов'язані з відрядженнями працівників. 

Про обмеження щодо направлення працівників у відрядження Ви можете почитати тут.

За кожний день (включаючи день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні в межах України, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом з вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

Сума добових визначається згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

За відсутності наказу добові витрати не виплачуються.

З шаблоном наказу про встановлення розміру добових на відрядження можна ознайомитись тут.

За час затримки в місцеперебуванні у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (п. 10 розд. ІІ Інструкції № 59).

Відряджений працівник перед від'їздом у відрядження забезпечується авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються.

Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Податкового кодексу України (п. 14 розд. І Інструкції № 59).

Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Про порядок обчислення середньої заробітної плати при відрядженнях Ви можете почитати тут.

Відповідно до абз. а) пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ):

«Не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи.

До оподатковуваного доходу також не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження. У 2020 році такий розмір становить 472,30 грн (у 2019 році - 417,30 грн, у 2018 році - 372,30 грн, у 2017 році - 320 грн).

Сума добових визначається в разі відрядження у межах України - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає».

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Витрати на відрядження, а саме: добові (у повному обсязі), вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення – не є базою нарахування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування відповідно до п. 6 р. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 р. № 1170.

 

Розглянемо дві ситуації щодо відряджень.

Ситуація 1

Після відрядження у працівника залишилися невикористані кошти.

Після повернення з відрядження працівник повинен передати в бухгалтерію Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 (далі – авансовий звіт), вказавши там витрати, які він поніс під час відрядження, разом із підтвердними документами.

Разом із авансовим звітом або перед його складанням працівник повинен повернути до каси підприємства чи на його розрахунковий рахунок невикористану частину авансу (пп. 170.9.2 ПКУ).

Працівнику потрібно подати авансовий звіт та повернути невикористану частину авансу до закінчення:

·        п’ятого банківського дня, наступного за днем завершення відрядження (пп. 170.9.2 ПКУ), – за умови отримання авансу готівкою з каси підприємства або ж його надходження на особисту банківську платіжну картку працівника;

·        третього банківського дня, наступного за днем закінчення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ), – якщо кошти перерахували на корпоративну банківську платіжну картку та працівник знімав із неї готівку через банкомати;

·        десятого банківського дня, а з поважних причин керівник може продовжити строк і до двадцятого банківського дня, наступного за днем завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ), – якщо кошти перераховували на корпоративну банківську платіжну картку, але співробітник використовував їх лише під час розрахунків у безготівковій формі через платіжний термінал.

Тепер декілька слів про санкції за несвоєчасний звіт за авансом і/або за повернення до каси невитрачених коштів після спливу граничного строку.

...

Повний перегляд статті є платним.

Ціна складає 153 грн.

Реквізити для оплати тут.

 

Про первинні документи зі сплати коштів за проживання у готелі Ви можете прочитати тут.

Про особливості визначення дня прибуття із відрядження та дня вибуття у відрядження Ви можете прочитати тут.

Про особливості відшкодування витрат відрядженому працівнику у разі його тимчасової непрацездатності Ви можете прочитати тут.

Про те, чи можна відшкодувати ПДВ на підставі рахунку за проживання у гуртожитку, Ви можете прочитати тут.

Про те, чи можна відшкодувати ПДВ на підставі рахунку за проживання у кімнаті відпочинку на вокзалі, Ви можете прочитати тут.

Про особливості відрядження на один день Ви можете прочитати тут.

Про особливості відшкодування витрат відрядженому працівнику, який відбув у службову поїздку на власному автомобілі, Ви можете прочитати тут.

Про виплати працівнику, відрядженому на навчання, Ви можете прочитати тут.

Про використання електронного квитка у відрядженні Ви можете почитати тут.

Про направлення у відрядження сумісників Ви можете почитати тут.

Про відшкодування сервісних послуг банку при придбанні квитків на поїзд відрядженим працівником Ви можете почитати тут.

Про облік витрат на відрядження, яке не пов'язане з господарською діяльністю, Ви можете почитати тут.

Про вихідний (святковий) у  відрядженні читайте тут.

Про інші питання з обліку відряджень Ви можете почитати тут.

Також Ви можете оформити передплату на статті та інші матеріали. Детальніше про передплату дивіться тут.

Якщо Ви поділяєте наші статті, календар бухгалтера, калькулятор індексації зарплати та бухгалтерські проведення чи матеріали нашого сайту допомогли Вам, підтримайте наш сайт фінансово. Підтримку можна здійснити на будь-яку суму (детальніше дивіться тут).

Please publish modules in offcanvas position.

* поля обов'язкові для заповнення.
Залишилось 1000 символ(ів)