Аналітичні статті

Облік витрат на відрядження за кордон

Рейтинг користувача: 4 / 5

Активна зіркаАктивна зіркаАктивна зіркаАктивна зіркаНеактивна зірка
 

Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства (у разі відрядження державного службовця - відповідно до наказу керівника державної служби) після затвердження технічного завдання, в якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат. Строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних днів, за винятком випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 № 98 (строк відрядження державного службовця протягом одного календарного року не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, визначених законодавством) (п. 1 розд. ІІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998р. № 59 (далі – Інструкції № 59)).

Оскільки Інструкція № 59 є обов'язковою для застосування тільки органами державної влади, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, рекомендуємо підприємствам та приватним підприємцям, на які не поширюються норми Інструкції № 59, затвердити власний наказ про відрядження в межах України та за кордон, в якому обумовити такі питання: 

1) терміни надання звітів; 

2) розміри добових; 

3) порядок та строки відшкодування витрат на відрядження; 

4) інші питання, пов'язані з відрядженнями працівників.

З шаблоном наказу про службове відрядження можна ознайомитись тут.

З шаблоном наказу про службове відрядження директора можна ознайомитись тут.

З шаблоном кошторису витрат на відрядження можна ознайомитись тут.

З шаблоном наказу про встановлення розміру добових на відрядження можна ознайомитись тут.

Про обмеження щодо направлення працівників у відрядження Ви можете почитати тут.

Працівникам, які направляються на навчання та стажування за кордон, відшкодовуються витрати у порядку, передбаченому чинним законодавством про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання. Про особливості матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання, Ви можете почитати тут.

З дозволу керівника може братися до уваги вимушена затримка у відрядженні (у разі захворювання, відсутності транспортних квитків, відміни авіарейсів, ремонту транспортного засобу або з інших причин, не залежних від працівника) за наявності підтвердних документів в оригіналі. При цьому загальний строк відрядження не може перевищувати 60 календарних днів.

Якщо під час відрядження працівник захворів, після його повернення документ про тимчасову непрацездатність підлягає обміну в лікувальних закладах за місцем проживання чи роботи на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка.

Обмін здійснюється на підставі перекладених на державну мову та нотаріально засвідчених документів, які підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування за кордоном.

Рішення про продовження строку відрядження керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи на підставі його доповідної записки, яке оформлюється відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати.

Підприємство, що відряджає працівника у відрядження за кордон, забезпечує його авансом у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у доларах США/євро, або у гривневому еквіваленті за офіційним курсом Національного банку України, встановленим на день подання уповноваженому банку розрахунку витрат на відрядження.

Про оформлення одержання валюти у банку для відрядження за кордон Ви можете почитати тут.

Про те, чи можна видати працівникові аванс для закупівлі ТМЦ  у відрядженні за кордоном, Ви можете почитати тут.

Якщо при видачі (перерахуванні) авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, можливе застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

Згідно з п. 18 розд. ІІІ Інструкції № 59 якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, він повинен протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути (у грошових одиницях, у яких було видано аванс) зазначені кошти у встановленому законодавством порядку на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою).

У разі неповернення працівником залишку коштів у визначений строк відповідна сума стягується з нього підприємством у встановленому чинним законодавством порядку.

Під час складання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, перерахунок здійснених у відрядженні витрат, які підтверджено документально, здійснюється відповідно до фактичного обмінного курсу, застосованого банком, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти - зважаючи на крос-курс, розрахований за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим Національним банком України на день затвердження такого звіту.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити (перерахувати) додаткові кошти, виплата здійснюється в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком України на день затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Виплата (перерахування) зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, виданих на відрядження. 

Не дозволяється направляти у відрядження та видавати аванс працівнику, який не відзвітував про витрачені кошти в попередньому відрядженні.

Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати по найму жилого приміщення в порядку і розмірах, встановлюваних законодавством.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Про порядок обчислення середньої заробітної плати при відрядженнях Ви можете почитати тут.

Під час видачі працівнику авансу в іноземній валюті на закордонне відрядження виникає дебіторська заборгованість – немонетарна стаття. За такими статтями курсові різниці не визначають (п. 7 П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»). Відповідно до п. 5 та п. 6 П(С)БО 21 витрати в іноземній валюті показують за курсом НБУ в частині авансу – на дату його видачі, у решті суми – на дату затвердження авансового звіту.

Відповідно до абз. а) пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ):

 «Не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку із здійсненням таких витрат.

 Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об'єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

 Включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми "чайових", за винятком випадків, коли суми таких "чайових" включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи.

До оподатковуваного доходу також не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням за кордон, але не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.

 Сума добових визначається в разі відрядження:

 у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

 до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

 За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку.

 Будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

 Якщо згідно із законами країни відрядження або країн, територією яких здійснюється транзитний рух до країни відрядження, обов'язково необхідно здійснити страхування життя або здоров'я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності (у разі використання транспортних засобів), то витрати на таке страхування не включаються до оподатковуваного доходу платника податку.

 За запитом представника контролюючого органу роботодавець/сторона, що відряджає, забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою».

У разі використання електронного авіаквитка підставою для відшкодування витрат на його придбання є такий пакет документів: оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції у готівковій чи безготівковій формі (платіжне доручення, розрахунковий чек, касовий чек, розрахункова квитанція, виписка з карткового рахунку, квитанція до прибуткового касового ордера); роздрук на папері частини електронного авіаквитка із вказаним маршрутом (маршрут/квитанція); оригінали відривної частини посадкових талонів пасажира або роздрукований на паперовому носії електронний посадковий талон, отриманий у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

Витрати на відрядження, а саме: добові (у повному обсязі), вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення – не є базою нарахування єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування відповідно до п. 6 розд. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.12.2010 р. № 1170.

 Розглянемо дві ситуації щодо відряджень.

 Ситуація 1

 Після відрядження у працівника залишилися невикористані кошти.

 Після повернення з відрядження працівник повинен передати в бухгалтерію Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт за формою, затвердженою наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841 (далі – авансовий звіт), вказавши там витрати, які він поніс під час відрядження, разом із підтвердними документами.

 Разом із авансовим звітом або перед його складанням працівник повинен повернути до каси підприємства чи на його розрахунковий рахунок невикористану частину авансу (пп. 170.9.2 ПКУ). У разі видачі авансу в іноземній валюті його невикористану під час відрядження частину потрібно повернути в тій же валюті, що й отримана працівником (п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59).

 Працівнику потрібно подати авансовий звіт та повернути невикористану частину авансу до закінчення:

 ·        п’ятого банківського дня, наступного за днем завершення відрядження (пп. 170.9.2 ПКУ), – за умови отримання авансу готівкою з каси підприємства або ж його надходження на особисту банківську платіжну картку працівника;

 ·        третього банківського дня, наступного за днем закінчення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ), – якщо кошти перерахували на корпоративну банківську платіжну картку та працівник знімав із неї готівку через банкомати;

 ·        десятого банківського дня, а з поважних причин керівник може продовжити строк і до двадцятого банківського дня, наступного за днем завершення відрядження (пп. 170.9.3 ПКУ), – якщо кошти перераховували на корпоративну банківську платіжну картку, але співробітник використовував їх лише під час розрахунків у безготівковій формі через платіжний термінал.

Тепер декілька слів про санкції за несвоєчасний звіт за авансом і/або за повернення до каси невитрачених коштів після спливу граничного строку.

...

Повний перегляд статті є платним.

Ціна складає 174 грн.

Реквізити для оплати тут.

 

Про особливості визначення дня прибуття із відрядження та дня вибуття у відрядження Ви можете прочитати тут. 

Про особливості відшкодування витрат відрядженому працівнику, який відбув у службову поїздку на власному автомобілі, Ви можете прочитати тут.

Про використання електронного квитка у відрядженні Ви можете почитати тут.

Про направлення у відрядження сумісників Ви можете почитати тут.

Про відшкодування сервісних послуг банку при придбанні квитків на поїзд відрядженим працівником Ви можете почитати тут.

Про порядок відшкодування добових при перетині кордону Ви можете почитати тут.

Про облік витрат на відрядження, яке не пов'язане з господарською діяльністю, Ви можете почитати тут.

Про вихідний (святковий) у  відрядженні читайте тут.

Про інші питання з обліку відряджень Ви можете почитати тут.

Також Ви можете оформити передплату на статті та інші матеріали. Детальніше про передплату дивіться тут.

Якщо Ви поділяєте наші статті, календар бухгалтера, калькулятор індексації зарплати та бухгалтерські проведення чи матеріали нашого сайту допомогли Вам, підтримайте наш сайт фінансово. Підтримку можна здійснити на будь-яку суму (детальніше дивіться тут).

Please publish modules in offcanvas position.

* поля обов'язкові для заповнення.
Залишилось 1000 символ(ів)